Coronavirus et confinement obligent, les entreprises ont dû s’adapter rapidement en adoptant le homeworking. Ce changement brutal (c’est le moins que l’on puisse dire) de mode de travail a de quoi perturber bon nombre de patrons et d’employés. Heureusement, il existe un large panel d’outils pour travailler à distance comme si vous étiez au bureau.
Mais comment choisir les meilleures applications parmi toutes celles proposées sur le marché ?
Dans cet article, on vous propose de découvrir les outils que nous utilisons avec notre équipe pour continuer à travailler (presque) normalement.
Voici notre top 5 des outils collaboratifs pour un homeworking réussi :
1) La gestion de fichiers partagés : Google Drive
Google Drive vous permet de stocker et partager vos fichiers dans le cloud avec toute votre équipe ou certains membres. En effet, vous pouvez choisir avec qui vous partagez vos dossiers. Si certains documents ne doivent être accessibles qu’à une partie de vos associés ou employés, c’est possible. Vous organisez vos dossiers comme vous le souhaitez et décidez de leur accessibilité en attribuant un rôle à vos collaborateurs : uniquement voir les fichiers, les commenter ou les modifier.
Vous pouvez importer mais également créer vos documents puisque Google Drive possède ses outils bureautiques (Google Docs, Google Sheets, Google Slides, etc.).
Nous utilisons tout le temps cet outil car il est pratique, il évite de devoir envoyer des documents par mail ou d’utiliser une clé USB pour les transmettre et il l’est d’autant plus en cette période de confinement.
Un autre avantage de Google Drive est de pouvoir travailler et modifier simultanément un document (Word, Excel et PowerPoint) : vous voyez en direct les modifications apportées par vos collègues et vous pouvez également commenter le document, ce qui permet de travailler ensemble sans devoir attendre que chacun ait terminé sa partie et quitté le document. C’est un réel gain de temps !
2) La communication inter équipe : Slack
Slack est une application de communication collaborative disponible sur ordinateur et mobile. C’est, en quelque sorte, la version professionnelle de Messenger. Vous pouvez avoir des conversations avec toute votre équipe ou avec certains membres. Vous pouvez, par exemple, créer des chaînes de discussion par projet ou par équipe pour ne pas vous perdre dans toutes vos conversations. Vous pouvez aussi appeler vos collègues et faire des appels à plusieurs. Cet outil vous permet de rester en contact avec votre équipe, ce qui est indispensable en période de télétravail.
Slack vous permet aussi de connecter d’autres applications telles que Google Drive, Zoom (voir le point 4), Dropbox, Outlook, et bien d’autres encore.
Nous utilisons Slack quotidiennement et depuis longtemps : tous les matins, nous nous rassemblons pour expliquer à toute l’équipe sur quoi nous allons travailler la journée. Une partie de celle-ci fonctionne déjà en télétravail, c’est pourquoi nous passons par Slack pour faire un call de groupe. Cette appli nous permet de discuter comme si nous étions tous au bureau.
3) La gestion des tâches/de projets : Monday
Monday est une application web et mobile de gestion d’équipe et de projet. C’est un espace de travail virtuel qui vous permet de gérer vos projets et vos tâches quotidienne et ce, peu importe le domaine de votre entreprise.
Vous créez un tableau avec les tâches à effectuer pour un projet en ajoutant différentes colonnes comme, par exemple, le statut (si la tâche est faite, en cours, planifiée, urgente), la date à laquelle elle doit être faite, la personne qui doit la faire, etc. Ce tableau vous permet de visualiser et prioriser votre travail. Vous pouvez également choisir qui peut voir vos tableaux, cela évite de “polluer” l’espace de travail de vos collègues avec des projets qui ne les concernent pas.
Nous utilisons cette application pour la gestion de projet, le marketing et la communication. Cet outil est très performant mais n’est, malheureusement, pas gratuit. Monday propose, tout de même, une période d’essai de 14 jours qui nous mènerait, si vous commencez aujourd’hui, pratiquement à la fin du confinement, du moins, nous l'espérons !
Si vous souhaitez une alternative gratuite, vous pouvez opter pour Trello. Cet outil possède une offre gratuite avec des fonctionnalités, cependant, limitées. En effet, si vous utilisez la version gratuite, vous ne pourrez créer que 10 tableaux d’équipe ce qui, si vous gérez de nombreux projets, ne vous permettra pas de les prendre tous en compte. Mais, dans un premier temps et en cette période particulière, peut vous aider dans votre gestion.
4) La communication avec des clients à distance : Zoom
Zoom est l’application idéale pour organiser des vidéoconférences avec vos clients et/ou vos collègues. La version gratuite est largement suffisante puisqu’elle vous permet d’accueillir jusqu’à 100 participants à vos réunions. Il n’y a pas de limite de temps pour les réunions de deux personnes. Par contre, les vidéoconférences de groupes sont limitées à 40 minutes mais vous avez accès à un nombre illimité de réunions… Cette application intuitive permet un partage d’écran, de fichiers, une retranscription des réunions, etc. Cet outil vous permet donc de maintenir vos réunions durant ce confinement.
5) La solution pour entendre vos collègues et vos clients : un bon casque audio
Au lieu de vous ruer sur le papier toilette, nous vous conseillons plutôt de foncer sur les casques audio. Un bon casque avec un micro vous permettra d’entendre et de parler à vos collègues et/ou vos clients comme si vous étiez à côté d’eux. Car s’il y a bien quelque chose d’énervant, c’est la mauvaise qualité du son lors d’une vidéoconférence ou d’un call. Le son étant super important, plus que l’image selon nous, il faut donc choisir un casque adapté à vos besoins (fréquence d’utilisation, prix, etc.).
Pour ce faire, nous vous proposons de faire un tour sur le site Selectos qui vous a déjà préparé un comparatif de plusieurs casques.
Nous espérons que cet article vous aidera à vous adapter au télétravail et à traverser cette période difficile de confinement le plus sereinement possible.
Si vous avez besoin d’aide pour faire la transition digitale de votre entreprises vers le télétravail, contactez-nous !
Courage à tous !