#1.
Notre client
Procontrol est une société spécialisée dans les contrôles de conformité. Elle intervient dans les domaines de l'électricité, du gaz, des bornes électriques et des panneaux photovoltaïques. Implantée en Belgique, elle opère principalement en Wallonie.
L'équipe de Procontrol se compose d'une quarantaine de collaborateurs. Ces professionnels parcourent toute la région pour assurer la conformité des installations. Ils travaillent aussi bien pour des particuliers que pour des entreprises.
#2.
Ses besoins
Procontrol nous a approchés avec une problématique précise : améliorer leur processus de planification des rendez-vous. Avec une équipe de 40 inspecteurs, chacun spécialisé dans un domaine particulier comme l'électricité ou le gaz, la planification était complexe.
Auparavant, ProControl utilisait Outlook pour gérer ces rendez-vous et le suivi de ceux-ci. Cela entraînait beaucoup de recopiage et de travail pour le secrétariat. Ils avaient besoin d'une solution intégrée pour centraliser la planification des rendez-vous. Cette solution devait également faciliter la communication avec les inspecteurs et simplifier la facturation basée sur les données des rendez-vous.
#3.
Notre solution
La solution que nous avons développée pour Procontrol est un planning sur-mesure. Le secrétariat peut y encoder tous les rendez-vous reçus des différents clients. Connectée directement à leur ERP, cette solution permet de générer des devis automatiquement, préparant ainsi la facturation.
Le planning sur-mesure facilite la planification, la gestion et le suivi des rendez-vous des inspecteurs, chaque inspecteur disposant d’une vue personnelle de son planning. Un outil de planification automatique a également été développé pour le secrétariat afin d’assigner les rendez-vous sur base des disponibilités des inspecteurs et la proximité des autres rendez-vous. Cela optimise les déplacements et le temps de travail.
Ce système centralisé assure un suivi complet pour chaque inspecteur. Après validation du rendez-vous, toute la documentation nécessaire est gérée au sein de cet outil unique. Les inspecteurs peuvent remplir et stocker les documents directement dans le planning. Ainsi, au lieu de jongler entre plusieurs plateformes, tout est rassemblé en un seul outil, orchestrant l'ensemble du processus.
#4.
Le challenge du projet
Ce projet a été particulièrement challengeant en raison de la nécessité de connecter le nouveau système à l'ERP de ProControl. Une analyse approfondie des processus internes a été essentielle. ProControl compte parmi ses clients aussi bien des particuliers que de grands installateurs.
Leur champ de services est vaste, et il a fallu concevoir un outil capable de gérer cette diversité. Partir d'un ensemble de besoins complexes pour aboutir à une solution universelle a demandé un travail rigoureux. Cela a impliqué de nombreuses réunions et sessions de travail avec ProControl.
#5.
Notre collaboration
Nous avons bénéficié d'une excellente collaboration avec ProControl, qui s'est montrée très disponible et réceptive à notre expertise et à nos propositions. Travailler en Agile et en Sprint a été un atout majeur pour ce projet. Cela nous a permis de construire le planning progressivement, en livrant régulièrement des versions intermédiaires au client.
Grâce à des retours rapides et constructifs, nous avons pu ajuster le développement en cours de route. Cette approche nous a permis d'éviter les erreurs et de garantir que l'outil répondait exactement aux besoins de ProControl.
#6.
Conclusion
En conclusion, le projet réalisé pour ProControl a été une réussite grâce à une collaboration étroite et dynamique. L'approche Agile et le travail en Sprint ont permis de développer une solution sur mesure, parfaitement adaptée aux besoins variés de ProControl. Nous avons pu transformer un processus complexe en un outil intégré et efficace, centralisant la planification, la communication et la facturation. Cette réussite témoigne de l'importance d'une coopération continue et d'une flexibilité dans l'adaptation aux besoins spécifiques du client.