#1.
Onze klant
Procontrol is gespecialiseerd in conformiteitscontroles en is actief op het gebied van elektriciteit, gas, elektrische terminals en zonnepanelen. Het bedrijf is gevestigd in België en is voornamelijk actief in Wallonië.
Procontrol heeft een team van een veertigtal mensen in dienst. Deze professionals reizen de hele regio af om ervoor te zorgen dat installaties voldoen aan de voorschriften. Ze werken zowel voor particulieren als voor bedrijven.
#2.
Hun noden
Procontrol benaderde ons met een specifiek probleem: het verbeteren van hun afsprakenplanningsproces. Met een team van 40 inspecteurs, elk gespecialiseerd in een bepaald gebied zoals elektriciteit of gas, was het maken van afspraken complex.
Voorheen gebruikte ProControl Outlook om deze afspraken en hun follow-up te beheren, maar dit betekende veel kopiëren en extra werk voor het secretariaat. Ze hadden een geïntegreerde oplossing nodig om de afsprakenplanning te centraliseren. Deze oplossing moest ook de communicatie met de inspecteurs vergemakkelijken en de facturatie op basis van afspraakgegevens vereenvoudigen.
#3.
Onze oplossing
De oplossing die we voor Procontrol hebben ontwikkeld is een agenda op maat. Het secretariaat kan alle afspraken van verschillende klanten invoeren. Deze oplossing is rechtstreeks verbonden met hun ERP-systeem en kan worden gebruikt om automatisch schattingen te genereren ter voorbereiding van de facturering.
De op maat gemaakte planning maakt het eenvoudiger om de afspraken van inspecteurs te plannen, beheren en controleren, waarbij elke inspecteur een persoonlijk overzicht heeft van zijn of haar planning. Er is ook een automatische planningstool ontwikkeld voor het secretariaat om afspraken toe te wijzen op basis van de beschikbaarheid van inspecteurs en de nabijheid van andere afspraken. Dit optimaliseert de reis- en werktijd.
Dit gecentraliseerde systeem garandeert een volledige follow-up voor elke inspecteur. Zodra de afspraak is bevestigd, wordt alle benodigde documentatie beheerd binnen deze ene tool. Inspecteurs kunnen documenten rechtstreeks in de planning invullen en opslaan. In plaats van te jongleren met verschillende platforms, wordt alles samengebracht in één tool die het hele proces orkestreert.
#4.
De uitdagingen van dit project
Dit project was vooral een uitdaging omdat het nieuwe systeem moest worden aangesloten op het ERP van ProControl. Een diepgaande analyse van de interne processen was essentieel, want de klanten van ProControl variëren van particulieren tot grote installateurs.
Hun dienstenaanbod is enorm en het was noodzakelijk om een tool te ontwerpen die deze diversiteit kon beheren. Vertrekkende van een reeks complexe behoeften om te eindigen met één universele oplossing vereiste een aanzienlijke inspanning. Dit vergde talrijke vergaderingen en werksessies met ProControl.
#5.
Onze samenwerking
We hebben uitstekend samengewerkt met ProControl, die zich zeer beschikbaar en ontvankelijk opstelden voor onze expertise en voorstellen. Werken in Agile en in Sprintmodus was een grote troef voor dit project: het stelde ons in staat om de planning progressief op te bouwen en regelmatig tussenversies te leveren aan de klant.
Dankzij de snelle en constructieve feedback konden we de ontwikkeling onderweg aanpassen. Dankzij deze aanpak konden we fouten vermijden en ervoor zorgen dat de tool precies voldeed aan de behoeften van ProControl.
#6.
Conclusie
Het project was voor ProControl én voor ons een succes dankzij een nauwe en dynamische samenwerking. Dankzij de Agile-aanpak en het werken in Sprint konden we een oplossing op maat ontwikkelen, perfect aangepast aan de uiteenlopende behoeften van ProControl. We waren in staat om een complex proces om te zetten in een geïntegreerde en efficiënte tool die de planning, communicatie en facturatie centraliseert. Dit succes toont het belang aan van een voortdurende samenwerking en flexibiliteit om ons aan te passen aan de specifieke behoeften van de klant.